Protection des renseignements personnels des patients
La Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé est entrée en vigueur le 1er novembre 2004. C’est LA loi en matière de protection de la vie privée dans le domaine de la santé en Ontario. Cette loi régit la façon dont les renseignements personnels sur la santé peuvent être recueillis, utilisés ou divulgués au sein du système de santé. Elle confirme également les droits des patients en matière d’accès à leurs propres renseignements personnels.
À L’Hôpital d’Ottawa, nous tenons à protéger le caractère privé, la confidentialité et la sécurité de tous les renseignements personnels sur la santé qui nous sont confiés. C’est pourquoi nous respectons toujours notre Politique sur la protection des renseignements personnels des patients lorsque nous utilisons vos renseignements personnels.
L’Hôpital d’Ottawa recueille, conserve, utilise et divulgue des renseignements personnels sur la santé de ses patients uniquement pour les raisons suivantes :
- fournir des soins aux patients concernés
- contrôler et évaluer la qualité de l’ensemble des soins
- administrer et gérer les activités de l’hôpital
- mener de la recherche, former des professionnels de la santé et compiler des statistiques
- se conformer aux lois et aux règlements applicables.
- participer aux programmes de dossier de santé électronique de la province
Nous transmettons vos coordonnées à La Fondation de l’Hôpital d’Ottawa afin qu’elle puisse communiquer avec vous dans le cadre de campagnes de collecte de fonds pour améliorer les installations, les services et les programmes de l’Hôpital.
Accès et correction
L’Hôpital d’Ottawa conserve votre dossier médical sous forme papier et électronique. Des professionnels de la santé et des équipes de soins de l’extérieur de L’Hôpital d’Ottawa peuvent accéder à votre dossier, mais seulement s’ils vous donnent des soins et qu’ils ont signé une entente avec l’Hôpital.
Vous pouvez avoir accès à vos propres renseignements personnels sur la santé ou demander qu’ils soient corrigés en communiquant avec le Service des archives médicales de l’Hôpital.
Mesures de protection
Nous prenons des mesures pour protéger vos renseignements personnels sur la santé contre le vol, la perte, l’accès non-autorisé, la reproduction, la modification, l’utilisation, la divulgation et la destruction sans autorisation. Nous procédons aussi à des vérifications et à des enquêtes pour nous assurer d’être conforme aux lois et aux règlements en matière de protection de la vie privée. Nous prenons également des dispositions pour veiller à ce que tout fournisseur de services respecte votre confidentialité et qu’il n’utilise vos renseignements que pour les motifs auxquels vous avez consenti.
Code de confidentialité
À moins d’indication contraire de votre part (ou de la part de votre mandataire spécial), l’Hôpital peut répondre aux personnes qui visitent ou appellent à votre sujet en leur donnant votre numéro de chambre et votre état de santé général. Selon vos préférences, nous pouvons limiter l’information que nous divulguons à votre sujet et contrôler les appels ou les visites. Pour ce faire, demandez au personnel d’appliquer à votre dossier le code de confidentialité qui correspond à vos souhaits.
Indicateur d’accès protégé
Si vous craignez que des personnes puissent consulter vos renseignements personnels sur la santé pour des motifs non autorisés, vous pouvez nous demander de placer dans notre système un indicateur d’accès protégé à votre dossier. Chaque accès à vos renseignements dans le système fera alors l’objet d’une enquête.
Renseignements
Pour en savoir plus sur nos pratiques de protection des renseignements personnels, veuillez consulter le livret Renseignements pour le patient (PDF) ou communiquez avec :
Jennifer Lajeunesse
Directrice, protection des renseignements personnels et analyse des données
Téléphone : 613-7000, poste 13575
Courriel : @email
Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario
2, rue Bloor Est, pièce 1400
Toronto, Ontario
M4W 1A8
416-326-3333 ou 1-800-387-0073
Collecte de renseignements personnels
Nous recueillons vos renseignements personnels afin de bien vous identifier chaque fois que vous venez à l’hôpital. Nous notons également dans votre dossier les examens ou les interventions que vous passez.
Vos renseignements personnels ne peuvent être consultés que par le personnel de l’hôpital qui s’occupe directement de vos soins (comme les médecins, les infirmières, les technologues, les techniciens, les thérapeutes et les autres professionnels de la santé) ou qui joue un rôle administratif (comme le personnel des Archives médicales et des Services financiers).
Vos renseignements personnels peuvent être utilisés aux fins suivantes :
- Pour repérer rapidement votre dossier médical chaque fois que vous venez à l’hôpital.
- Pour bien vous fournir les services, les soins et les traitements dont vous avez besoin. Votre visite à l’hôpital peut comprendre une évaluation de votre état de santé, une intervention médicale, une chirurgie ou d’autres traitements. Tous ces renseignements sont inscrits dans votre dossier médical et peuvent être consultés par les personnes qui vous donnent des soins, dont les professionnels de la santé, qui font partie de votre cercle de soins. L’Hôpital d’Ottawa conserve l’ensemble de vos renseignements personnels (antécédents médicaux) afin que tous ceux qui vous donnent des soins puissent obtenir un résumé complet de votre état de santé.
- Pour respecter les exigences juridiques et réglementaires. Nous devons, par exemple, obtenir votre numéro d’assurance-santé afin de vous traiter et de nous faire rembourser par la province pour les services fournis.
- Pour améliorer la qualité et l’efficacité des services que nous offrons.
- Pour faciliter la recherche de pointe à notre hôpital et à notre institut de recherche. Les chercheurs dont les travaux sont approuvés par le Conseil d’éthique en recherches de L’Hôpital d’Ottawa sont autorisés à consulter vos renseignements personnels s’ils ont discuté avec vous des questions de confidentialité et de protection des renseignements personnels.
- Pour appuyer les activités d’enseignement de l’Hôpital réalisées en partenariat avec l’Université d’Ottawa. On peut utiliser vos renseignements personnels à des fins de formation, à la condition de bien protéger vos renseignements et d’en garantir la confidentialité.
Accès aux dossiers de renseignements personnels sur la santé
Pour demander l’accès à votre dossier de santé, veuillez vous adresser aux Archives médicales de L’Hôpital d’Ottawa.
Dossiers médicaux
Divulgation de renseignements
Téléphone : 613-798-5555 poste 18720
Télécopieur : 613-761-4462
Divulgations de renseignements personnels
À L’Hôpital d’Ottawa, nous tenons des dossiers médicaux électroniques en plus des dossiers en papier. Les professionnels de la santé, qui sont des partenaires de votre cercle de soins, peuvent consulter votre dossier électronique s’ils ont signé une entente avec l’Hôpital.
Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels aux personnes ou aux organismes suivants :
- Un professionnel de la santé qui fait partie de votre cercle de soins
Vos renseignements personnels ne seront divulgués qu’aux professionnels de la santé qui vous donnent des soins, à moins que vous ayez expressément refusé qu’on leur donne accès à ces renseignements ou que vous ayez retiré votre consentement. Voici quelques exemples de professionnels de la santé : votre médecin traitant, vos infirmières, votre médecin de famille, des pharmaciens, des techniciens de laboratoire, etc. Les renseignements sur votre santé ne seront jamais divulgués sans votre consentement à un professionnel qui ne vous donne pas de soins. - Vous ou votre mandataire spécial
Vos renseignements peuvent être divulgués à une personne que vous avez mandatée pour agir en votre nom advenant le cas où vous seriez incapable de le faire (procuration relative au soin de la personne, mandataire spécial, etc.). - Toute personne et tout organisme auxquels nous sommes tenus par la loi de divulguer des renseignements
- Organisme de réglementation du secteur de la santé
Nous pouvons divulguer des renseignements au ministère de la Santé et des Soins de longue durée de l’Ontario et à Santé Canada si la loi ou les règlements l’exigent. Par exemple, les hôpitaux doivent fournir au gouvernement des renseignements pour la facturation, des rapports statistiques et la gestion des services de santé. - Tierce partie
Nous pouvons envoyer des renseignements à une tierce partie (comme un assureur privé ou un avocat) si vous le consentez (en signant le formulaire de consentement à la divulgation, à la transmission ou à l’examen d’un dossier médical).
Atteinte à la vie privée
À L’Hôpital d’Ottawa, nous tenons à protéger le caractère privé, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels sur la santé qui nous sont confiés.
Qu’est-ce qu’une atteinte à la vie privée?
Il y a atteinte à la vie privée si une personne perd ou se fait voler des renseignements personnels sur la santé ou qu’elle utilise, divulgue ou jette incorrectement de tels renseignements.
Que se passe-t-il en cas d’atteinte à la vie privée?
Dès que l’Hôpital apprend qu’il y a eu une atteinte à la vie privée, le Bureau de la protection de la vie privée et de l’information prend les mesures suivantes :
- Il évalue la portée de l’atteinte à la vie privée et fait ce qui est nécessaire pour la limiter.
- Il cherche la cause de l’atteinte à la vie privée et élimine le risque qu’elle se reproduise.
- Il en avise le ou les patients touchés par l’atteinte à la vie privée.
Tout employé qui enfreint la politique de l’Hôpital sur la protection des renseignements personnels subira des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement. Les médecins et les résidents qui négligent leur devoir de protéger la confidentialité des patients et de leurs renseignements personnels sur la santé risquent la suspension ou l’abolition de leurs privilèges. Si un professionnel de la santé réglementé commet une atteinte à la vie privée, l’Hôpital en avisera aussi son ordre professionnel.
Que fait l’Hôpital pour prévenir les atteintes à la vie privée?
L’Hôpital a mis en place différentes mesures pour prévenir les atteintes à la vie privée.
- Nous avons adopté des politiques qui limitent clairement l’accès aux renseignements personnels sur la santé et nous les faisons rigoureusement respecter.
- Nous donnons une formation à tous les employés, les médecins et les résidents.
- Nous demandons à tous les nouveaux employés, médecins et résidents de signer une entente de confidentialité qui précise leurs obligations.
- Dès qu’un employé, un médecin ou un résident accède à des renseignements personnels sur la santé, notre système affiche un avis lui rappelant ses obligations à ce sujet.
- Nous vérifions au hasard l’accès aux dossiers électroniques de l’Hôpital pour veiller à ce que les employés, les médecins et les résidents n’accèdent pas à des renseignements dont ils n’ont pas besoin dans le cadre de leur travail.
- Les employés et les médecins ont accès à des bureaux et classeurs verrouillables pour conserver les dossiers et à des outils sécuritaires pour les éliminer.
- Nous donnons accès aux renseignements sur les patients seulement aux employés, aux médecins et aux résidents qui ont besoin d’y accéder dans le cadre de leur travail.
- Nous veillons à ce que les ordinateurs soient protégés par un mot de passe et à ce que les clés USB soient cryptées pour protéger les renseignements confidentiels.