Résumé du poste
L’agent ou l'agente est responsable de l’administration financière des subventions de recherche, des bourses et des projets cliniques (60 %), ainsi que des comptes débiteurs pour les revenus de recherche (40 %).
Ce poste représente une belle occasion pour une personne motivée et organisée qui est hautement douée en administration financière et qui aime relever des défis. La personne retenue devra posséder un grand esprit d’initiative, d’excellentes aptitudes en communication et la capacité à travailler de façon autonome et avec ses collègues du Service des finances, les chercheurs de la Société de recherche de l’Institut de cardiologie d’Ottawa (SRICO) et d’autres intervenants en recherche. Si vous œuvrez à obtenir le titre de comptable agréé, ce poste vous permettra d’acquérir une expérience précieuse dans diverses activités de comptabilité.
Responsabilités clés
Administration financière (60 %)
- Autorisation et mise en place de nouveaux comptes de recherche dans le système financier :
- Examiner les demandes d’ouverture de comptes pour vérifier que les conditions de certification ont été remplies.
- Créer les nouveaux comptes et les budgets des projets dans la base de données financière; s’assurer que les certificats et les approbations demeurent valides pendant toute la période financée.
- Superviser l’administration financière des contrats de recherche clinique pendant tout leur cycle, conformément aux politiques et procédures de l’Institut et des promoteurs :
- Aider les chercheurs principaux et les administrateurs de recherche à effectuer des analyses et des prévisions financières pour leurs projets de recherche clinique; servir de liaison pour examiner les budgets et la facturation; assurer le suivi auprès des chercheurs concernant les déficits et la facturation des promoteurs; tenir le registre de la facturation et des transferts.
- Rencontrer périodiquement les services de recherche pour examiner les finances et vérifier la conformité des bourses internes.
- Préparer les rapports trimestriels et annuels aux organismes externes pour les projets d’envergure.
- Traiter les écritures de journal liées aux factures des laboratoires centraux (paiements de transfert).
- Préparer les demandes de remboursement de frais et les factures trimestrielles pour les projets de la Fondation des maladies du cœur.
- Préparer les factures à envoyer aux organismes externes.
- Remplir le formulaire 300 et d’autres rapports financiers pour les organismes externes conformément aux dates limites et à la règlementation établies.
- Trouver des solutions aux erreurs du système financier, ouvrir des tickets et collaborer avec le service à la clientèle du système pour assurer la résolution rapide des problèmes.
- Effectuer les autres tâches connexes confiées par la directrice ou la chef des finances.
Comptes débiteurs (40 %)
- Préparer et traiter les dépôts de chèques, tenir le registre des chèques encaissés et des transferts électroniques de fonds, établir le registre des comptes débiteurs pour les encaissements futurs.
- Assurer le suivi des factures en suspens, répondre aux questions des chercheurs concernant les dépôts et la facturation, aider les collègues du Service des finances à résoudre les problèmes liés aux finances.
- Fournir des informations bancaires et remplir les formulaires de mise en place pour les nouveaux organismes de financement.
- Préparer et traiter les écritures de journal et du grand livre général avec précision et en temps opportun.
- Effectuer des rapprochements bancaires mensuels pour vérifier l'exactitude des soldes des comptes bancaires et des comptes généraux.
- Mettre à jour les budgets des projets pour la clôture de fin de mois.
- Aider à l'audit de fin d'année afin de fournir le soutien nécessaire aux comptes débiteurs et aux subventions.
- Autres tâches connexes confiées par le directeur/chef des finances.
Compétences et expérience
- Excellents sens de l’organisation, aptitudes en communication et entregent.
- Excellente compréhension des finances avec expérience en administration financière et contrôle budgétaire.
- Haut niveau de motivation et capacité à relever les défis qui se présentent dans un milieu complexe tout en respectant des échéances fermes.
- Excellente connaissance du logiciel Excel et bonne connaissance des applications MS Office.
- Capacité à travailler de façon autonome et en collaboration avec des collègues à tous les niveaux de l’organisation.
- Expérience de travail avec un système financier (de préférence Microsoft Dynamics 365).
- Diplôme d’études postsecondaires ou inscription actuelle dans un programme de comptabilité (de préférence/un atout).
- La connaissance d’un environnement de recherche, notamment de l’administration, de la gestion et du suivi des subventions de recherche, est un atout.
Pour postuler
Veuillez envoyer votre CV accompagné d’une lettre de présentation indiquant le numéro d’affichage à l’adresse jobpostings@ottawaheart.ca.
Nous encourageons vivement les personnes suivantes à postuler : les personnes autochtones, les personnes racisées, les personnes handicapées, les femmes, les membres de la communauté LGBTQ+ et toutes les personnes qualifiées possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour travailler de façon productive dans un esprit d’équité, de diversité et d’inclusion.
En vertu des politiques gouvernementales, toutes les personnes qualifiées sont invitées à poser leur candidature; la priorité sera toutefois accordée aux résidents permanents et aux citoyens canadiens. Veuillez indiquer dans votre candidature si vous êtes légalement autorisé(e) à travailler au Canada.
L’Institut de cardiologie de l’Université d’Ottawa s’est engagé à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d’obstacles. Tout au long du processus d’embauche, nous offrons des mesures d’adaptation aux personnes ayant des besoins particuliers. Veuillez communiquer avec nous si vous avez des besoins en la matière – nous traiterons les informations que vous nous fournirez avec respect et en toute confidentialité.
Avant son entrée en fonction, la personne retenue devra suivre une formation obligatoire en ligne, en plus de fournir une preuve de vaccination (deux doses) contre la COVID-19, une attestation de vérification des antécédents criminels et une pièce d’identité officielle avec photo.