Horaire
37,5 heures par semaine. Capacité de faire des heures supplémentaires au besoin.
Résumé
L’Institut de cardiologie de l'Université d'Ottawa (ICUO) est à la recherche d’un(e) agent(e) d’approvisionnement et des contrats qui relèvera du spécialiste de l’approvisionnement stratégique et l’appuiera dans l'élaboration de plans d'achats stratégiques pour différentes catégories de biens et de services, conformément à la réglementation et aux buts et objectifs de l’établissement et de l'équipe.
Dans un environnement centré sur le client, le ou la titulaire du poste soutient et coordonne les activités d'approvisionnement pour les catégories d’achats qui lui ont été assignées et gère des initiatives d’approvisionnement et la négociation de contrats complexes. Il ou elle collabore avec le spécialiste de l’approvisionnement stratégique pour atteindre les objectifs et les résultats attendus du plan d'approvisionnement, en consultation avec les principales parties prenantes stratégiques.
Principales responsabilités
- Classer et conserver tous les dossiers et documents relatifs aux approvisionnements.
- Gérer l'approbation, l'examen, la signature et le processus pour tous les documents contractuels ainsi que les modifications et les prolongations.
- Préparer des analyses de coûts financiers (analyse des soumissions, compilation des remises, rapports sur les économies, etc.).
- Surveiller la consolidation des contrats et les économies réalisées afin d'assurer la conformité avec les objectifs de l'établissement.
- Collaborer avec les différents services et parties prenantes afin de rassembler toutes les informations nécessaires pour les contrats.
- Fournir des conseils et des orientations sur les questions contractuelles aux gestionnaires de projets, aux gestionnaires cliniques ou à d'autres membres du personnel opérationnel.
- Résoudre tout conflit contractuel avec les fournisseurs ou les partenaires.
- Veiller à la rentabilité de tous les contrats.
- Coordonner les réunions avec les fournisseurs et les membres de l'équipe de direction.
- Effectuer les rapprochements des factures des fournisseurs et suivre l'évolution des contrats avec les fournisseurs et les membres de l'équipe de direction.
- Assurer le suivi des incitatifs à valeur ajoutée.
- Résoudre les divergences de prix.
- Vérifier que toutes les échéances et conditions décrites dans les contrats sont respectées (ex. paiements et livraisons).
- Surveiller l'exécution des contrats afin de garantir le respect des obligations contractuelles et de cerner les tendances et les problèmes, et aborder toute lacune avec l'équipe de direction.
- Faire connaître la bonne approche de communication et la politique d’approvisionnement aux utilisateurs finaux et aux clients.
- Utiliser des compétences exceptionnelles en matière de communication pour maintenir une bonne compréhension du processus et de l'objectif du processus d'évaluation, des critères d'évaluation et de l'impact de la recherche de consensus sur le processus d'attribution des contrats.
- Comprendre les besoins des utilisateurs finaux et adopter une approche orientée vers les solutions; posséder une grande connaissance de la réglementation des approvisionnements publics et des accords commerciaux; utiliser ses connaissances et compétences non techniques pour gérer les attentes des utilisateurs finaux, s'assurer que les utilisateurs finaux comprennent leurs options et l'impact sur le processus, et adhèrent aux directives et à la réglementation des approvisionnements publics.
- Effectuer d’autres tâches et gérer d’autres projets au besoin.
Formation et expérience
- Baccalauréat en administration des affaires, en commerce ou dans un domaine connexe.
- Au moins deux ans d’expérience en gestion de contrats ou dans un domaine connexe.
- Expérience progressive en approvisionnement stratégique, en gestion des achats et en gestion des catégories d’achats; expérience de travail avec les directives en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic et divers accords commerciaux comme l’Accord de libre-échange canadien et l’Accord économique et commercial global (de préférence).
- Connaissance de la législation sur les appels d'offres publics.
- Connaissance des politiques d’achat et d’appel d’offres organisationnelles ainsi que des processus d’approvisionnement (souhaitable).
- Maîtrise de MS Office, ORACLE et Bonfire (souhaitable).
- Expérience de travail dans un hôpital ou un organisme sans but lucratif.
- Bilinguisme (anglais et français) — souhaitable.
- Certification professionnelle en approvisionnement (PGCA, CPPO ou CPPB) ou diplôme collégial en gestion de la chaîne d’approvisionnement, certificat de l’Ontario Public Buyers Association (OPBA) — souhaitable.
Qualités personnelles
- Excellentes aptitudes en communication écrite et orale.
- Souci du détail et capacité de travailler de façon autonome.
- Capacité de collaborer efficacement avec l’équipe et le personnel de tous les niveaux.
- Capacité d’établir les tâches prioritaires et de respecter les échéances.
- Capacité de performer dans un environnement de travail où le rythme est soutenu.
Pour postuler
Veuillez envoyer votre CV accompagné d’une lettre de présentation indiquant le numéro d’affichage à l’adresse jobpostings@ottawaheart.ca.
Nous encourageons vivement les personnes suivantes à postuler : les personnes autochtones, les personnes racisées, les personnes handicapées, les femmes, les membres de la communauté LGBTQ+ et toutes les personnes qualifiées possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour travailler de façon productive dans un esprit d’équité, de diversité et d’inclusion.
En vertu des politiques gouvernementales, toutes les personnes qualifiées sont invitées à poser leur candidature; la priorité sera toutefois accordée aux résidents permanents et aux citoyens canadiens. Veuillez indiquer dans votre candidature si vous êtes légalement autorisé(e) à travailler au Canada.
L’Institut de cardiologie de l’Université d’Ottawa s’est engagé à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d’obstacles. Tout au long du processus d’embauche, nous offrons des mesures d’adaptation aux personnes ayant des besoins particuliers. Veuillez communiquer avec nous si vous avez des besoins en la matière – nous traiterons les informations que vous nous fournirez avec respect et en toute confidentialité.
Avant son entrée en fonction, la personne retenue devra suivre une formation obligatoire en ligne, en plus de fournir une preuve de vaccination (deux doses) contre la COVID-19, une attestation de vérification des antécédents criminels et une pièce d’identité officielle avec photo.