À propos de nous
À l’Institut de cardiologie de l’Université d’Ottawa (ICUO), l’excellence en soins cliniques, en enseignement et en recherche est la norme. L’Association des cardiologues universitaires (ACU) à l’ICUO comprend une équipe dynamique de cardiologues spécialisés et déterminés à prodiguer des soins de qualité exceptionnelle, à faire progresser le savoir médical par la recherche et à former la prochaine génération de professionnels de la santé par un enseignement de premier plan. Nous sommes fiers de nos réalisations en matière de soins cardiaques et de notre contribution à la communauté médicale mondiale.
Description des tâches
L’adjoint ou adjointe de direction soutient les opérations de l’ACU à l’ICUO. Ce poste, qui relève du directeur général, s’occupe des tâches opérationnelles, financières et administratives essentielles au bon fonctionnement de l’ACU. Le ou la titulaire du poste assure l’efficacité des processus opérationnels, gère les activités liées aux médecins, gère les données et les indicateurs et appuie la conformité dans toute l'organisation. Agissant en tant que point de contact clé pour diverses parties prenantes, il ou elle rationalise les opérations et apporte des améliorations, en rendant régulièrement compte au directeur général de la progression et de l’état des initiatives.
Principales responsabilités
Les responsabilités peuvent inclure, sans toutefois s'y limiter :
- Administrer et gérer les contrats, les accords et la documentation pour les médecins de l’ACU, en garantissant une tenue de dossiers précise.
- Surveiller et rationaliser les opérations en déterminant les lacunes, en mettant en œuvre des améliorations de processus et en favorisant l’efficacité opérationnelle.
- Veiller à ce que les opérations de l’ACU soient conformes à la législation pertinente en matière de soins de santé et aux politiques organisationnelles.
- Tenir à jour la documentation interne clé, y compris les mises à jour sur les données des médecins, les indicateurs de rendement et les opérations du bureau.
- Gérer la collecte, l'analyse et la communication des données opérationnelles et financières pour appuyer la prise de décisions à l’ACU.
- Élaborer des tableaux de bord et des rapports afin de suivre les principaux indicateurs de rendement et de fournir des informations exploitables à la direction de l’ACU, dont le directeur général.
- Soutenir les opérations financières, y compris le suivi des revenus et des dépenses, la préparation des résumés budgétaires et les prévisions.
- Fournir un soutien administratif à la direction de l'ACU en coordonnant les réunions, en gérant les horaires, en achetant des fournitures et de l'équipement et en veillant au respect des protocoles de gouvernance.
- Tenir à jour des répertoires de documents, notamment les contrats des médecins, les documents de gouvernance et les politiques.
- Coordonner les événements, réunions et ateliers de l’ACU, en gérant les aspects logistiques et les prestataires de services externes.
- Aider à la planification et à l'exécution d'initiatives stratégiques et de projets spéciaux qui améliorent les opérations de l'ACU et soutiennent le directeur général.
- Diriger des projets ponctuels liés aux améliorations opérationnelles, à la mise en œuvre des technologies et aux processus d'affaires.
Compétences et exigences
- Baccalauréat en commerce, en administration des affaires ou dans un domaine connexe; OU diplôme en administration des affaires ou dans un domaine connexe; OU expérience équivalente de 3 ans ou plus dans un rôle similaire.
- Expérience en gestion des budgets, des approvisionnements ou de processus financiers de base.
- Expérience en coordination de projets.
- Expérience de travail dans le milieu de la santé ou connaissance du domaine (atout).
- Fortes capacités d’analyse de données et de production de rapports, et capacité d’extraire et d’interpréter des indicateurs complexes.
- Excellentes compétences en matière d'organisation, d’établissement des priorités et de gestion du temps.
- Solides compétences en communication à l’oral et à l’écrit, et haut niveau de discrétion et de confidentialité.
- Capacité à collaborer avec des équipes interfonctionnelles, tout en travaillant de manière indépendante avec un minimum de supervision.
- Bon sens des affaires et capacité à envisager les tâches administratives d'un point de vue global.
- Bonne connaissance de la suite Microsoft Office.
- Très bon esprit d’analyse et excellentes aptitudes en résolution de problèmes.
- Le bilinguisme (anglais et français) est un atout.
Pour postuler
Soumettez votre candidature par notre portail en ligne en cliquant sur le lien ci-dessous. Les candidatures seront acceptées et examinées en continu jusqu’à la date limite.
Déclaration de l’employeur
Bien que nos employés travaillent dans les bureaux de l’Institut de cardiologie de l’Université d’Ottawa, ils sont employés par l’Ottawa Academic Cardiology Management Corporation. Nous sommes un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances, qui célèbre la diversité et qui s'engage à créer un environnement inclusif pour tous les employés. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées, y compris les membres de groupes sous-représentés, à poser leur candidature.
Tout au long du processus d’embauche, nous offrons des mesures d’adaptation aux personnes ayant des besoins particuliers. Les candidats et candidates doivent faire connaître à l’avance leurs éventuels besoins en la matière.