À propos de nous
À l’Institut de cardiologie de l’Université d’Ottawa (ICUO), l’excellence en soins cliniques, en enseignement et en recherche est la norme. L’Association des cardiologues universitaires (ACU) de l’ICUO comprend une équipe dynamique de cardiologues spécialisés et déterminés à prodiguer des soins de qualité exceptionnelle, à faire progresser le savoir médical par la recherche et à former la prochaine génération de professionnels de la santé par un enseignement de premier plan. Nous sommes fiers de nos réalisations en matière de soins cardiaques et de notre contribution à la communauté médicale mondiale.
Description des tâches
Nous sommes à la recherche d'adjointes administratives et d'adjoints administratifs professionnels possédant un fort sens de l’organisation pour appuyer notre équipe de cardiologues. Dans ce rôle crucial, vous verrez au bon déroulement des activités administratives de notre service médical afin de permettre à nos spécialistes de se concentrer sur les soins, la recherche et l’enseignement.
La présente offre d'emploi vise à constituer un bassin de candidatures pour le rôle d'adjoint administratif ou adjointe administrative au sein de l'organisation. Le bassin de candidatures servira à pourvoir les postes vacants à mesure.
Principales responsabilités
Les responsabilités peuvent inclure, sans toutefois s'y limiter :
- Gérer les demandes de consultation, les appels téléphoniques, la prise des rendez-vous, les dossiers médicaux et l'organisation des tests requis.
- Répondre aux questions et préoccupations des patients et assurer la coordination avec les services appropriés au besoin.
- Promouvoir une approche centrée sur le patient dans toutes les interactions et procédures, avec empathie et efficacité.
- Organiser des conférences, préparer la documentation et gérer la logistique pour les conférenciers invités.
- Fournir un soutien administratif pour les projets de recherche, ce qui comprend notamment l’entrée de données et la gestion de la documentation.
- Traiter les soumissions et la correspondance pour les publications universitaires et les propositions de recherche.
- Gérer le calendrier des médecins et les CV, veiller à l'obtention des accès nécessaires et aux renouvellements.
- Fournir un soutien administratif général (ex. planification d'événements, organisation de voyages, commande de fournitures, etc.).
- Collaborer avec des équipes interfonctionnelles pour accomplir les tâches nécessaires ou améliorer les opérations.
Compétences et exigences
- Diplôme en administration de cabinet médical ou combinaison équivalente d'études et d'expérience.
- Expérience en soutien administratif, de préférence dans le domaine de la santé ou dans le milieu universitaire.
- Maîtrise d'EPIC et de la suite Microsoft Office.
- Grand sens de l’organisation et excellente gestion du temps.
- Fortes aptitudes à la communication et entregent.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
- Connaissance de la terminologie médicale et des procédures de soins de santé.
- Maîtrise du français (atout appréciable), ce qui s’inscrit dans notre engagement envers la diversité.
- Agir à titre d'ambassadeur/ambassadrice de l'ICUO, en fournissant un service de premier ordre à toutes les parties prenantes.
- Se conformer aux politiques et aux lois touchant le respect de la vie privée des patients et la confidentialité de leurs renseignements.
- Manipuler les informations sensibles avec discrétion.
- Professionnalisme, fiabilité et sens des responsabilités.
- Fortes aptitudes à la résolution de problèmes et capacité de s’adapter au changement dans un milieu où les choses évoluent rapidement.
- Esprit d’initiative dans le but d’améliorer les processus pour les rendre plus efficaces.
Pour postuler
Soumettez votre candidature par notre portail en ligne en cliquant sur le lien ci-dessous. Les candidatures seront acceptées et examinées en continu jusqu’à la date limite.
Que se passe-t-il une fois votre candidature soumise ?
Une fois que vous postulez, votre candidature est placée dans notre bassin de candidats. Lorsqu'il y a des offres d'emploi, une recherche sera effectuée dans le bassin de candidats en fonction des rôles ou des compétences requises. Si votre candidature correspond aux critères de recherche du gestionnaire et aux besoins du poste vacant, nous pourrions communiquer avec vous pour une entrevue.
Déclaration de l’employeur
Bien que nos employés travaillent dans les bureaux de l’Institut de cardiologie de l’Université d’Ottawa, ils sont employés par l’Ottawa Academic Cardiology Management Corporation. Nous sommes un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances, qui célèbre la diversité et qui s'engage à créer un environnement inclusif pour tous les employés. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées, y compris les membres de groupes sous-représentés, à poser leur candidature.
Tout au long du processus d’embauche, nous offrons des mesures d’adaptation aux personnes ayant des besoins particuliers. Les candidats et candidates doivent faire connaître à l’avance leurs éventuels besoins en la matière.